Jednym spośród najważniejszych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Klasyczny, papierowy sposób jest wolny oraz zawodny, ze względu między innymi na sytuację gdy jakiś ważny dokument na przykład może się zgubić workflow.

E-biznes, internet

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) jest to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition):”automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje trenerom (zobacz przejdź dalej) zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych”.

Mówiąc ogólnie nazwa ta jest stosowana w odniesieniu do oprogramowania, w szczególności tego, które służy wspieraniu pracy w grupach. Programy te pomagają ustalić jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu sprecyzowanej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające zlecenie na wykonanie pracy związanej z organizacją szkolenia aktywują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i pracowników, których ono obowiązuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Później dane są odbierane przez pracownika realizującego zlecenie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają powtórnie do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o realizacji zlecenia (na przykład pozwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że wszystkie etapy przetwarzania takiej informacji charakteryzują się określonym zbiorem osób wykonujących wyznaczone zadania na dokumentach i określonym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to typowe cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 PLN za każde stanowisko) trenerów (zobacz sprawdź te propozycje) M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń i informacji handlowych, obsługują faks oraz skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odnalezienie.

To, na który program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od potrzeb firmy. Do rozpatrzenia jest również kwestia tego, czy za oprogramowanie płacić, czy zdecydować się na bezpłatne rozwiązanie. Zainteresowanych tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.