Ostatnimi czasy wchodzi na rynek bardzo wiele aplikacji i systemów upraszczających pracę tak w wielkich jak również niewielkich firmach. Każdej firmie przydatny jest system do planowania czasu pracy, wystawiania faktur, również jakiegoś typu program umożliwiający rozpoznanie poczty przychodzącej i to zarówno elektronicznej jak również zwykłej, choćby po zeskanowaniu. Wszystko to zależne jest od tego czym trudni się firma. Gdy obracamy ogromną ilością dokumentów różnego rodzaju, ponadto potrzebujemy, by wszystko znajdowało się nie tylko fizycznie w teczkach lecz także w odpowiednich katalogach w wersji elektronicznej zdecydowanie powinniśmy zapewnić osobom zatrudnionym jakiś program ułatwiający te czynności.

Mały podatnik czyli kto?

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu

Trzeba wybrać program, który po pierwsze może funkcjonować na wielu miejscach pracy. Zazwyczaj nie mamy w biurze jednego pracownika odpowiedzialnego za wprowadzanie do programów całej dokumentacji tylko zwyczajnie każda osoba czy dział wykonuje to we własnym zakresie. Powinniśmy sprawdzić jakie rozwiązania udostępnia interesujący nas program. To istotne, aby nie wyszło po fakcie, że powinniśmy skanować przykładowo pięćset kartek codziennie, a aplikacja przestaje działać.

Kolejna kwestia to indeksowanie i odpowiednie rozdzielanie i oznaczanie skanowanych dokumentów. Dobry program do tego przeznaczony ma oczywiście te funkcje wbudowane.

Mocne wejście Twojej firmy

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu

Choćby aplikacje marki Kofax mają możliwość rozpoznania kodów kreskowych, określonych formularzy, stron oddzielających paczki dokumentów. To ogromnie przydatne rozwiązanie. Nie musimy myśleć nad tym czy aby na pewno dokumenty trafią do odpowiedniego katalogu, czy możemy skanować parę formularzy jednocześnie. Jest taka możliwośc właśnie dzięki tego rodzaju narzędziom.

Co niezwykle istotne – takiego typu programy dają możliwość poprawy jakości skanowanych dokumentów. Zazwyczaj mamy możliwość oglądać skany, które po prostu są nieczytelne. Zbyt ciemne, rozmazane tło, zlewające się w jedną plamę litery litery przestrzenne – unikniemy takiego rodzaju wypadków dzięki odpowiednim aplikacjom.

Upraszczanie czasochłonnych zadań w przedsiębiorstwie przynosi rezultaty natychmiast. Pracownicy są wydajniejsi, ponieważ odpada im obowiązek wykonywania tego typu czasochłonnych zadań. firma automatycznie jest bardziej konkurencyjna i przynosi większy zysk. Warto więc inwestować w systemy upraszczające obrót dokumentami.

Źródło: http://efematic.pl/