Nim przejdziemy do kwestii zapoczątkowania elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, pomyślmy na czym tak właściwie ten system polega i jakie dostarcza korzyści. Elektroniczny system obiegu dokumentów to, nic innego jak,, narzędzie służące wymianie informacji w organizacji, z tą różnicą, że wymiana ta odbywa się, odwrotnie niż w przypadku tradycyjnej formy za pomocą dokumentów papierowych, a z użyciem odpowiedniego programu komputerowego.

Każdy papierowy archiwizacja dokumentów gdynia, jaki tworzony był w obiegu klasycznego typu, w omawianym wypadku tworzony jest cyfrowo, a wszyscy ludzie, jacy planowo powinni być z poruszanym w dokumencie tematem związani posiadają do niego stały dostęp. W przypadku, gdy którykolwiek z nich chce wprowadzić zmiany do wspomnianego dokumentu – wszystkie pozostałe osoby od razu to widzą.

W uzależnieniu od stosowanego programu komputerowego – mogą widzieć również historię zmian i gruntownie sprecyzowane dane na temat tego, kiedy i przez kogo były dokonywane. Na podstawie badań, które zostały prowadzone w wybranych organizacjach – taka opcja wymiany wiadomości i zadań pozwala na radykalną oszczędność czasu i pieniędzy. Mało tego – jest spektakularnie skuteczna w egzekwowaniu odpowiedzialności, patrząc na dużą sprawdzalność wykonywania obowiązków przez przypisanych do powierzonego zadania pracowników.

Jak jednak sprawa wygląda w sytuacji, gdy do struktury korzystającej już z cyfrowego obiegu dokumentów wpłynie z zewnątrz dokument w papierowej formie? Wbrew pozorom, w żadnym wypadku nie narusza to działania systemu. Wystarczy taki dokument (zobacz niszczenie dokumentów) zeskanować, wprowadzić do systemu i dopisać do niego jednostki odpowiedzialne oraz zadania do wykonania. Często także czas ich realizacji. Jest to przecież prostsza i znacznie bardziej komfortowa droga – niż postępowanie stosowane tradycyjnie.