Obieg dokumentów w naszej spółce to kwestia niebanalna. Od ustalenia systemu i kontroli warto by zabierać się za kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu synchronizacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.

komputer

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy przedyskutować jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka modeli standardowych, sprawdzonych od lat z powodzeniem. Jest również możliwość aby, w przypadku chociażby niestandardowego podziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich jasne, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej. Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dane mogą być rozdzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i szybki obieg dokumentów. Kolejny z systemów wybierany jest zawsze w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i oznaczenia (więcej tu: https://www.bhp-online.com/znaki-ochrony-przeciwpozarowej-c1211) ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja – tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.

Dodatkowo dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów.

Zachęcamy Cię do zajrzenia do nowego postu na ten temat – w nim znajdziesz ważne wiadomości. Zatem idź do serwisu i ciesz się nimi.

Przepływ dokumentów drogą komputerową ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się profesjonalny program do zarządzania dokumentami. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.