W każdym przedsiębiorstwie są dokumenty o określonym stopniu poufałości zawartych w nich informacji. Tak więc mogą tam być dane finansowe lub plany sprzedażowe, a przede wszystkim dane osobowe. Jedne z tych dokumentów są bardziej, kolejne mniej niezbędne, by jednakże niszczyć różne firmowe dokumenty. Jeśli o tym zapomnimy możemy mieć problemy. Jak jednakowoż stworzyć system, jaki będzie za to odpowiadał a także będzie skuteczny?

przemysłowa niszczarka dokumentów

Autor: Clarence Risher
Źródło: http://www.flickr.com
Niszczenie dokumentów nie jest takie trudne, należy po prostu stworzyć właściwą strategię. Najlepiej początkowo stworzyć dokument, jaki będzie zawierał szczegółowe wytyczne odnośnie utylizacji danych w przedsiębiorstwie, z jakim powinien zapoznać się każdy aktualny, a jednocześnie nowo zatrudniony pracownik. Potem trzeba zrobić szkolenie, które wyjaśni szczegóły tej polityki oraz uświadamiające pułapki wynikające z niewłaściwego zabezpieczania danych i ich nieprawidłowego niszczenia.

Kolejną ważną sprawą jest decyzja, czy utylizacja dokumentów będzie robiona w innym miejscu – kliknij link. Na pewno lepiej tego dokonać w firmie, bo to zapewnia stuprocentową pewność, że zutylizujemy wszystkie dane, tak więc wyeliminujemy niebezpieczeństwo, że coś wydostanie się poza firmę i wpadnie w niepowołane ręce. Na szczęście na rynku działa wiele firm, które zapewniają niszczenie danych i to różnorodnego typu, np. niszczenie dokumentów księgowych czy medycznych. W tego rodzaju sytuacji dane zbierane są w firmie w jednym pojemniku, a następnie transportowane do miejsca, w jakim są utylizowane. Możemy oczywiście uczestniczyć w takim procesie, lub później zażądać dowodów, że dane zostały faktycznie zutylizowane.

Powiązany artykuł: niszczenie – sprawdź to konieczniedestroy.pl

dokumenty

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
I ważna rzecz na koniec. Zanim przystąpimy do likwidowania dokumentów, powinniśmy sprawdzić jakiego rodzaju dokumenty są w firmie wytwarzane, co zdefiniuje ich klasę ochrony. W każdej firmie, w różnorodnych działach bowiem powstają różnorakie dokumenty, natomiast stopień ich jawności oraz tajności jest zależny od klasy ochrony. Zależnie od określonej klasy ochrony dokumenty powinny być zniszczone w urządzeniach, które spełniają odpowiedni do klasy ochrony stopień bezpieczeństwa.