Obecna dokumentacja jest bardzo różnorodna, jeśli chodzi o jej wartość poznawczą albo przydatność do zwykłego funkcjonowania określonej jednostki organizacyjnej. Sprawozdanie i bilans za dany rok po paru latach nie mają już prawie żadnego znaczenia dla przyszłego rozwoju wielkiego przedsiębiorstwa ale za to stanowią świetne źródło archiwalne.

Dokument

Autor: hierher
Źródło: http://www.flickr.com
Rachunek, raport kasowy, zbiorcze zestawienie obrotów na rachunku bankowym czy inny jednostkowy podstawowy dokument księgowania, zawierają najczęściej bardzo wymierny, praktyczny, bo dowodowy atut dla organizacji ale minimalny dla badacza archiwalnego. Zatem zgodnie z prawem kategoryzujemy dokumentację na zbiory archiwalne, zakwalifikowane do wieczystego przechowywania, jak również na dokumentację której się nie przechowuje, którą należy zdematerializować po upływie określonego okresu przetrzymywania.

Taka klasyfikacja ułatwia istotę postępowania z odrębnymi rodzajami archiwalnymi akt podczas ich gromadzenia, układania, zapisywania i składowania w archiwum zakładowym. Podczas gdy dokumentacja niestanowiąca kartotek archiwalnych utraci swoją przydatność do celów dowodowych, zostaje poddana brakowaniu to znaczy – oddaniu do recyklingu lub zniszczenie. Pozbywanie się akt jest jedną z najważniejszych

Dokumenty

Autor: TintedLens-Photo
Źródło: http://www.flickr.com

procedur archiwizujących – ciekawa strona. Przeprowadzone niezgodnie z obowiązującymi przepisami brakowanie akt może wyrządzić nieodwracalne następstwa. Profesjonalne likwidowanie dokumentów to czynności, które trzeba wykonać sumiennie, z namysłem, z poczuciem odpowiedzialności i ze świadomością, że informacji zniszczonych akt nie sposób odtworzyć. W jednostkach państwowych i samorządowych, po otrzymaniu każdorazowej akceptacji na unicestwienie dokumentacji niearchiwalnej, następuje ich fizyczne wyłączenie z zasobu archiwalnego.

Natomiast każde pisma posiadające dane osobowe pozwalające na rozpoznanie ludzi np. sondaże personalne, druki L4, przelewy i wyciągi bankowe – na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych, musi się je zniszczyć w taki sposób aby nie było szansy ich odratowania – dowiedz się więcej. Z tych powodów najlepiej jest skorzystać z usług obznajomionych w temacie firm dysponujących porządnymi maszynami do niszczenia dokumentacji. Do zbiornicy surowców wtórnych trzeba oddać wyłącznie przeterminowane akta jawne.