Ogólnie nazwa ta jest stosowana w stosunku do oprogramowania, zwłaszcza tego, które służy wspomaganiu pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako jeden z przykładów można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające dyspozycję na wykonanie zadania związanego ze zorganizowaniem szkolenia wprowadzają dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i pracowników, którzy są zobowiązani, aby wziąć w nim udział), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Później dane są odbierane przez pracownika realizującego zlecenie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają powtórnie do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o wykonaniu dyspozycji (na przykład zezwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania.
Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają ukończenie szkolenia, archiwizacja dokumentów gdańsk szkolenia zostaje zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że wszystkie etapy przetwarzania takiej informacji charakteryzują się określonym zbiorem pracowników wykonujących określone zadania na dokumentach i zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one na przykład obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń oraz informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odszukanie.