Jak uchronić dokumenty zakładu przed utratą – archiwum w akcji

Wiele przedsiębiorstw, zarówno z sektora państwowego jak i z prywatnego posiada dzisiaj kłopot z utylizacją, czyli brakowaniem niepotrzebnych papierów. Wyjściem z tej niekomfortowej sytuacji jest zatrudnienie archiwisty lub firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w pracach archiwizacyjnych, w tym w utylizacji.

Zgodnie z obowiązującym prawem dokumenty w przedsiębiorstwach państwowych mogą być utylizowane tylko po uzyskaniu zgody z archiwum państwowego, co więcej aby ją dostać przedsiębiorstwo musi posiadać uporządkowane archiwa, co niestety w wielu przypadkach nie jest czymś oczywistym. Bardzo często jest to żmudna praca wymagająca sporej dozy cierpliwości i informacji na temat dzisiejszej i przeszłej struktury zakładu. W firmie państwowej musi działać instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt (wszystkie te akty zatwierdza archiwum państwowe), znaczy to, iż całość nieaktualnej dokumentacji (powyżej 2 lat od załatwienia sprawy) musi być w archiwum zakładowym albo składnicy akt. Jeśli te obostrzenia są spełnione osoba odpowiedzialna za archiwum może zacząć dokonywać wydzielania dokumentacji, którą trzeba zniszczyć.

Po dokonaniu tych czynności przystępuje się do sporządzenia protokołu brakowania dokumentów. Polega to na utylizacje tych akt. Taki protokół wysyła się do właściwego archiwum państwowego. Po otrzymaniu zgody na wybrakowanie akt należy nawiązać kontakt z firmą, w której nastąpi utylizacja dokumentów łódź, Katowice, Warszawa – duże miasta – to tam powinniśmy szukać właściwych partnerów – czytaj o usługach LRG Łódź . Przeważnie są to firmy całościowo zajmujące się archiwizacją, czyli posiadające odpowiednie środki do ewidencjonowania, kumulowania i brakowania dokumentów. Powierzając swoje zasoby tego typu firmie koniecznym jest zweryfikowanie czy posiada ona wszelkie potrzebne certyfikaty, zarówno w zakresie takich aspektów jak utylizacja dokumentów łódź, a nawet przysłowiowa Kozia Wólka powinna przedstawić taki certyfikat, jak również w zakresie ochrony danych osobowych.

Nieodzownym jest sprawdzenie tych dokumentów przed oddaniem swojej dokumentacji do zniszczenia. Za brak takich zezwoleń grążą poważne kary. Jeśli chodzi o firmy prywatne to do brakowania dokumentacji nie potrzebna jest zgoda archiwum państwowego, aczkolwiek warto zachowywać procedury dotyczące omawianego procesu nawet w niewielkiej firmie. Dzięki zastosowaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt można zachować porządek w dokumentacji, jak również uniknąć sytuacji, w której zostanie zniszczone coś co mogłoby być potrzebne.

Należy odpowiednio prowadzić dokumentację swojej firmy, mimo, iż wiele razy wymaga to sporej dozy pokory i cierpliwości.

Jeżeli interesuje Cię ten artykuł, kliknij szybko tutaj, ponieważ ta witryna (https://bestem.com.pl/produkty/stojaki-tekturowe/) na pewno też jest warta Twojego zainteresowania.

Wysiłek poświęcony na uporządkowanie dokumentacji powraca w dwójnasób, gdy musimy szybko odszukać jakieś istotne pismo.