WorkFlow – obieg wiadomości w Twoim przedsiębiorstwie

przez | 26 lipca 2021
Jednym spośród podstawowych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Klasyczny, papierowy sposób jest powolny i zawodny, ze względu na między innymi fakt, że jakiś istotny dokument na przykład może się zgubić, z czego później wynikają poważne problemy. Potrzeba przyspieszenia komunikacji pomiędzy pracownikami firm i tym samym uniakania takich sytuacji, dała początek tworzeniu oprogramowania szerzej znanego jako Workflow.

Biznesmen

Autor: http://sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu

Ogólnie nazwa ta jest stosowana w stosunku do oprogramowania, zwłaszcza tego, które służy wspomaganiu pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako jeden z przykładów można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające dyspozycję na wykonanie zadania związanego ze zorganizowaniem szkolenia wprowadzają dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i pracowników, którzy są zobowiązani, aby wziąć w nim udział), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Później dane są odbierane przez pracownika realizującego zlecenie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają powtórnie do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o wykonaniu dyspozycji (na przykład zezwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania.

Nauka języka w firmie

Autor: Moose.pl
Źródło: www.moose.pl

Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają ukończenie szkolenia, archiwizacja dokumentów gdańsk szkolenia zostaje zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że wszystkie etapy przetwarzania takiej informacji charakteryzują się określonym zbiorem pracowników wykonujących określone zadania na dokumentach i zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one na przykład obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń oraz informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odszukanie.

To, na który program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależne jest od zapotrzebowania konkretnej firmy. Do rozważenia jest też kwestia tego, czy za oprogramowanie płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zapraszam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.