Recykling dokumentacji niearchiwalnej musi przebiegać w sposób prawidłowy na podstawie akceptacji dyrektora właściwego miejscowo archiwum

przez | 30 października 2021
Dokumentacja niearchiwalna, jest to dokumentacja, która ma czasowe znaczenie praktyczne i po prawidłowym czasie jej przechowywania jest niszczona. Tworzy odrębną kategorię od dokumentacji archiwalnej.

kosz

Autor: Quinn Dombrowski
Źródło: http://www.flickr.com
Ustalony okres archiwizowania dokumentacji czasowej jest podzielony na ustalone obszary kwalifikacyjne do wyznaczonego okresu jej archiwizowana i po terminie może nastąpić niszczenie dokumentów z zachowaniem określonych przez kodeks cywilny oraz karny czasów przeznaczenia dokumentacji terminowej. Również ustalone kategorie kwalifikacyjne dzielą papiery niearchiwalne na ustalone obszary, które pokazują na charakter przeznaczenia i czas niszczenia dokumentów określonych symbolami: „B”, „Bc” i „BE”. Symbol „B” określa kategorie archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, to znaczy archiwizowanej dokumentacji do okresu jej przedawnienia.

Źródło:

Dokumenty czasowe określone symbolem „B” z końcówką liczby arabskiej, np. 5, 10, 25, jest to kategoria dokumentacji niearchiwalnej o terminowym znaczeniu użytkowym. Po określonym czasie jej archiwizowania, którą ustala cyfra arabska, jest brakowana. Trzeba jednakże przy tym pamiętać, że okres jej przechowywania liczy się w całych latach kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego do terminu jej wydania po koniec okresu jego

znak

Autor: Mark Morgan
Źródło: http://www.flickr.com

faktycznego zastosowana. Dokumentacja niearchiwalna określona symbolem „Bc” posiada krótkotrwałe znaczenie praktyczne i po bezpośrednim upływie jej użytecznej przydatności jest przekazywana do recyklingu.

Zaś dokumentacja czasowa określona znakiem „BE” z dodaniem cyfry arabskiej, jest to dokumentacja, która po okresie przechowywania, np. BE15 czyli po 15 latach przechowywania jest poddawana ponownemu sprawdzeniu przez uprawnioną komisję założoną poprzez archiwum państwowe. Brakowanie dokumentów niearchiwalnych w państwowych i samorządowych spółkach może odbywać się jedynie za zgodą dyrektora miejscowego archiwum państwowego.

Komórki w rękach prywatnych jak spółki, stowarzyszenia, organizacje pozarządowe, spółdzielnie itp.

Jeżeli masz ochotę poznać większą ilość informacji na omawiany wątek – znakomicie się składa, gdyż istnieje już pełna informacja, którą możesz zobaczyć tu.

mogą występować do archiwum państwowego o wypowiedzenie zgody dotyczącej brakowania dokumentacji. Brakowanie dokumentów powinno być czynione regularnie raz w roku, a w przypadku niewielkich archiwów oraz składnic w miarę potrzeb – kliknij. Po otrzymaniu decyzji miejscowego archiwum państwowego, akty niearchiwalne musimy przyszykować do zniszczenia uniemożliwiając głownie dostęp osób trzecich do informacji zamieszczonych w dokumentach. Recykling (hiperłącze) dokumentów powinien byś nadzorowany przez powołaną komisje kontrolującą brakowanie aktów. Dokumenty zawierające dane prywatne, adresowe oraz znaczące szczegóły mówiące o instytucji muszą przed przekazaniem ich na makulaturę, zostać zniszczone (np. niszczarką).